Los estudios y la experiencia nacional e internacional han comprobado que, para una administración moderna y transparente, una efectiva rendición de cuentas de los administradores y para garantizar los derechos de los ciudadanos en un Estado de derecho, es indispensable en cualquier entidad la gestión adecuada de la información y de los documentos que recibe y produce, cualquiera que sea su "soporte" (papel, electrónico, etc.).
Costa Rica cuenta desde hace más de 15 años con la Ley del Sistema Nacional de Archivos (n.° 7202) –y pocos años después con el respectivo reglamento– que es de cumplimiento obligatorio por parte de todas las instituciones del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial, de las municipalidades e instituciones descentralizadas, etc., cuyas disposiciones tienen precisamente por objeto la debida producción, organización, conservación y facilitación de los documentos plasmados en cualquier “soporte y la información que contienen”.
Gestión documental. Asimismo, estas disposiciones fueron reforzadas mediante la Ley General de Control Interno (n.° 8292), que obliga a las instituciones del Estado a contar con sistemas de información que les permitan tener una gestión documental que controle, identifique y registre información confiable, relevante, pertinente y oportuna, así como establecer políticas, procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional conforme al ordenamiento jurídico y técnico.
Los documentos en “soporte” de papel o electrónico, bajo la responsabilidad del Estado, aparte de constituir instrumentos indispensables para la administración y toma de decisiones, son los testimonios y las pruebas del quehacer institucional. Su organización y conservación eficiente requiere los conocimientos de los profesionales en la materia: Archivística –carrera que imparte desde hace más de 25 años la Universidad de Costa Rica– y no precisamente de “soluciones mágicas”, como la digitalización indiscriminada y masiva de documentos, sin que haya un proceso previo de tratamiento archivístico.
Lamentablemente, en Costa Rica, cerca del cincuenta por ciento de las instituciones estatales no cumplen la legislación vigente, lo que les ocasiona mala toma de decisiones, la pérdida de información fundamental, la pérdida de pruebas documentales e incluso, lamentablemente, la corrupción y la impunidad.
Simple traslado. Es un error suponer que un atraso de tantos años en la organización y conservación de los documentos pueda corregirse mágicamente con solo digitalizar los documentos, los expedientes mal producidos, mal orga- nizados y mal conservados. Esto sería simplemente trasladar el desorden de los documentos tradicionales a un nuevo desorden, pero en un “soporte” diferente, lo que definitivamente no solucionará el problema y hará incurrir en una inútil y cuantiosa inversión de dinero público.
El Archivo Nacional de Costa Rica, órgano rector de los archivos estatales y con las competencias legales correspondientes, ha insistido e insiste en la necesidad inaplazable de que las instituciones públicas cumplan con las disposiciones legales vigentes para la administración y organización responsable de los documentos, los archivos y la información producida o recibida en “soportes” tradicionales o electrónicos, tal y como hacen exitosamente hoy instituciones como la Contraloría General de la República, la Junta de Protección Social de San José, el Instituto Costarricense de Electricidad, la Asamblea Legislativa, el Ministerio de Economía, Industria y Comercio, las municipalidades de Curridabat y San José y la Superintendencia General de Valores, a las que cito a título de ejemplo, sin perjuicio de otras entidades que también cumplen el ordenamiento jurídico y técnico respectivo.