La administración de costos es un aspecto crítico en la gestión de empresas. La estructura de costos es un elemento prioritario en las decisiones de las mipymes y requiere de adecuados procesos de análisis, planificación y control.
La experiencia empírica de empresas con pésimos resultados financieros ha demostrado que el determinante del fracaso es motivado por problemas en costos. Los mecanismos y procedimientos utilizados en el control de costos deben sustentarse sobre bases técnicas; el costo debe tener una justificación, no se puede gastar por gastar. ¿Cuáles deben ser los mecanismos idóneos? Deben ser sencillos y prácticos, pero requerirá de una actitud persistente de análisis de los empresarios.
El primero es la clasificación de los costos. Aunque existen varias categorías, lo recomendable es clasificarlos por su comportamiento, fijos y variables; o en términos de su identificación con una actividad o departamento, directos o indirectos. Ambas son válidas y complementarias.
En segundo lugar se debe verificar el impacto sobre la actividad empresarial. A menudo se cuestiona si la estructura de costos es proporcional a la capacidad de venta. En general, los costos fijos o indirectos en la parte operativa de una empresa suelen ser desproporcionados e inflados.
Un tercer mecanismo es la planificación de las ventas en función de la estructura de costos. Es importante programar las ventas mínimas para cubrir costos y ventas con utilidades, para renovar activos. Finalmente, se debe tener un mecanismo de revisión para determinar los costos que no generan valor agregado y, por consiguiente, sacarlos.