El Consejo Universitario solicitó a la Administración declarar de interés institucional el uso, promoción y desarrollo de aplicaciones de “software” libre en la Universidad de Costa Rica (UCR), así como instar a las unidades académicas, administrativas y de investigación para que utilicen este tipo de programas cuando tengan la misma utilidad o mayor que sus equivalentes de licencia propietaria.
Esta declaratoria deberá incluir los programas para ofimática “OpenOffice.org” y “LibreOffice”, sin que esto vaya en detrimento de la libertad de seleccionar cualquier otro conjunto de aplicaciones que apoyen de forma nativa el formato abierto “ODF” y se encuentren desarrolladas bajo licencias libres, acordó el plenario.
La decisión se tomó en la sesión 5574 del pasado 13 de setiembre, y se deriva de la “Propuesta de adopción de formatos abiertos y ofimática libre en la Universidad de Costa Rica”, elaborada por el Centro de Informática con el apoyo de la Vicerrectoría de Acción Social, la Comisión Institucional de Equipamiento, la Escuela de Ciencias de la Computación e Informática, así como la Comunidad de Software Libre de la UCR. Dicha propuesta responde a un mandato del mismo Consejo Universitario, hecho en la sesión 5302, del 28 de octubre de 2008.
 
Según lo dispuesto, la Administración deberá implementar una estrategia de migración a programas de ofimática libre, y adoptar los formatos como el ODF (formato de documento abierto) o el PDF (formato de documento portátil estándar), para compartir documentos dentro de la institución y fuera de ella.
Actualmente, el intercambio de documentos con otras instituciones se realiza en ese último formato, debido a sus características de seguridad y almacenamiento, mientras que “el uso de ODF permite garantizar la seguridad, persistencia y acceso de la información por parte de la UCR, independientemente de las aplicaciones que se utilicen”, consideraron los miembros del Consejo.
También solicitaron a la Administración destinar los recursos para que en un plazo de dos años se realice la adopción de esos formatos, para el intercambio de archivos dentro y fuera de la Universidad. La Rectoría deberá presentar un informe sobre el desarrollo de estas acciones en agosto de 2012.
En la resolución, el plenario destacó que la Comisión Institucional de Equipamiento logró reducir, en el periodo 2010-2011, el presupuesto para alquiler de licencias de programas ofimáticos en cerca de ¢60 millones. Dichos fondos se aprovecharon en la compra de “software” especializado y científico, que antes no se podía adquirir por falta de presupuesto.
En las consideraciones previas al acuerdo, el Consejo Universitario resaltó la importancia de utilizar programas libres en la Universidad, ya que su uso “deriva del establecimiento de un modelo de pensamiento democrático, que potencia el conocimiento humano, de su construcción y su difusión, sin límites que eviten el surgimiento de oportunidades para el desarrollo”.