En las paredes de las cavernas, sobre piedra, madera, sobre piel curtida, papiro o lo que fuera, hasta finalmente sobre papel, y más recientemente sobre cualquier medio electrónico, o como lo dicta la moda, sobre la nube. En alguna parte hay que consignar los datos, pues ellos son el insumo básico que constituye la información, y a la postre, la fuente de la que se nutren las organizaciones para hacer decisiones trascendentales y, por qué no, todos los seres humanos.
El tema es: cómo y dónde conservar la información. Es tanta la cantidad que se produce y tan variadas las formas en que se guarda, que pareciera que ya no hay manera de sostener un bulto tan lleno sin que se rompa. Pero más delicado aún, cómo hacer para evitar que la información se pierda, se corrompa o contamine, en medio de tantas manos por donde pasa y cómo asegurar que perdure a través de la vida. Y es que no hay plata que alcance para estar cambiándole el traje cada vez que la moda tiente a la organización con uno nuevo, pues de hecho el anterior ya no encaja porque se volvió obsoleto y el nuevo es demasiado caro para poder comprarlo.
Recordemos: los datos se convierten en información y esta a su vez se conserva en los archivos. Por lo tanto, si pretendemos que la información se conserve y que sirva para oxigenar vida a las organizaciones, es necesario poner atención al lugar donde se mantienen los archivos. Pero a su vez, hay que vigilar la forma en que se mantienen, ya que si nos atenemos a la cultura de la mayor parte de nuestros conciudadanos, es probable que todos prefieran el camino fácil: digitalizar un desorden de archivo antes que ocuparse de organizar debidamente los documentos para luego digitalizarlos. Desde luego, todos queremos simplificarnos la vida, o por lo menos que alguien haga algo por nosotros para que nuestra vida se simplifique. ¿Qué opina usted al respecto?
Sin embargo, todavía quedan algunas personas que están dispuestas a caminar la milla extra, hacer un esfuerzo mayor, salir de la zona de confort y ocuparse del “estado interior” de los documentos en lugar de estarle buscando trajes nuevos, hechos a la moda.  Tenían razón nuestros abuelos porque “la mona aunque se vista de seda, mona se queda”. No disfracemos nuestra falta de competencia y el descuido en que se mantienen los archivos de muchas instituciones públicas. Y es que las malas decisiones comienzan por los detalles de la vida. Para qué buscar al médico cuando la enfermedad ya es terminal. Me parece que gastar (no invertir) cuando la vida ya se está apagando, es un mal peor que el que ocasiona la muerte.
Los huecos en el camino son el resultado de un vacío interior, algo falta por adentro o los espacios que hay son insuficientes para que el agua corra sin peligro de falsear las bases. Medicina preventiva, señores, no la curativa, o, ¿seguiremos improvisando?
La transparencia en todo lo que somos y hacemos es la virtud más elevada en el servicio. Integridad es lo que necesitamos reforzar en nuestra conducta y también en la conservación de los archivos. Sin una buena organización de los archivos, no se puede garantizar una efectiva transparencia en la gestión pública y rendir cuentas oportunamente tal y como lo ordena la legislación vigente. De igual manera, qué archivos vamos a conservar si ni siquiera se mantienen organizados. Existe una alta impunidad nacional por el desinterés o descuido de los documentos dentro de las instituciones públicas, sean en papel o electrónicos. Igual da mantenerlos en bodegas sucias y mal olientes en los sótanos de los edificios, como dentro de archivadores compartiendo la merienda de la mañana de los funcionarios o en medio de los pasillos por donde transita medio mundo. ¡Basta ya! Hagámoslo en serio.
Resumo mis inquietudes:
1. Sin archivos debidamente organizados no se puede hacer buen gobierno.
2. Sin condiciones óptimas de conservación no pueden existir archivos para el buen gobierno.
3. Sin una actitud responsable y comprometida con la Patria, no podemos garantizar la conservación de los archivos para el buen gobierno.
El gremio archivístico analizará algunos de estos temas en el próximo XXIV Congreso Archivístico Nacional, organizado por el Archivo Nacional. La actividad será los días 26 y 27 de julio, en el hotel Crowne Plaza Corobicí alrededor del tema  “El buen gobierno y los archivos”.