Para la organización de un referéndum, sobre todo dentro del plazo establecido por la Ley 8492, resulta indispensable una adecuada planificación, implementación, monitoreo, seguimiento y control de las distintas fases del proceso. El esfuerzo logístico que implica dicha organización se logra coordinado trabajo en equipo para efectuar a tiempo todas las labores inherentes a una votación nacional.
Para la preparación de esta consulta popular, se implementan programas que tienen como fin cumplir con cada una de las etapas del proceso. Así, por ejemplo, el Programa de Impresión de Papeletas debe coordinar y supervisar el proceso de impresión de papeletas, ordenándolas para su empaque de acuerdo con el número de electores inscrito en cada Junta Receptora de Votos (JRV). Según el artículo 26 del Código Electoral, se debe imprimir una cantidad papeletas igual a los electores inscritos en el padrón más un 1% adicional para reponer las que se dañen o deterioren; además, debe coordinarse lo relativo a la custodia de todo el material que se produzca y trasladarlo a las oficinas centrales del TSE.
Finalizada la impresión de papeletas, lo siguiente es preparar y empacar las cajas con la documentación y material electoral para cada JRV, y acomodarlo de acuerdo con su ruta de envío, con el objeto de distribuir el material y documentación electoral a las juntas dentro del término establecido en el artículo 33 del Código Electoral.
Ambiente. El Programa de Acondicionamiento de Recintos Electorales, por su parte, tiene la responsabilidad de definir los centros de votación y verificar que los locales reúnan las condiciones adecuadas para facilitar al elector la emisión del sufragio, asegurándose de que esos centros puedan albergar todas las juntas receptoras de votos que deban instalarse ahí, para lo cual a veces es necesario construir recintos provisionales.
Paralelamente a los anteriores procesos, el Programa de Asesores Electorales se encarga de convocar, capacitar y juramentar a todos los ciudadanos seleccionados por el TSE para integrar las JRV, quienes son las responsables de revisar y acreditar que se recibió completo el material electoral, recibir el voto de los ciudadanos, realizar el escrutinio provisional y comunicar el resultado de la elección al Tribunal lo antes posible. Ello por cuanto el artículo 23 de la Ley 8492 establece que el TSE designará un delegado que estará a cargo de la junta receptora de votos, y el artículo 7 del Reglamento señala que también se designará un asistente quien, además de colaborar con el delegado, podrá suplirlo.
Transparencia. De acuerdo con el capítulo VII del Reglamento del Referéndum, los partidos políticos tendrán la oportunidad de proponer fiscales, y las demás organizaciones sociales debidamente inscritas (asociaciones, sociedades, fundaciones, sindicatos, colegios profesionales, corporaciones, cooperativas, etc.) podrán proponer observadores nacionales. El programa respectivo del TSE suministrará un carné a todas las personas propuestas como fiscales u observadores, acreditación que les autoriza a fiscalizar o vigilar el trabajo de las JVR para controlar el adecuado funcionamiento de las mesas de votación. Esta función es sumamente importante para la transparencia del proceso y como garantía de la pureza y secreto del sufragio.
Así las cosas, una vez conformado el Padrón Nacional Electoral, distribuidas, integradas e instaladas las juntas receptoras de votos, definidos los centros de votación, empacado y distribuido el material y documentación electoral y acreditados los fiscales y observadores nacionales, las labores se concentran en asegurar que todas las Juntas Receptoras de Votos estén abiertas y en funcionamiento durante las 12 horas de la jornada electoral, para que los ciudadanos puedan ejercer su derecho al sufragio en forma libre e irrestricta, con amplias garantías de acceso a los centros de votación, así como de secreto y pureza de sus votos; todo, bajo la consigna de que su voluntad expresada en las urnas será absolutamente respetada.